自治会の班長を担当する際の頭痛の種が、「回覧板が滞る！」という問題です。
度重なる回覧板の回し方にも関わらず、新たな回覧文書が届いているのに、前の回覧板が戻らないことも。
これはイライラの原因ですよね。
実際、自治会の班長を務める上でよくある悩みです。
では、どのようにして回覧板をスムーズに回すことができるのでしょうか？
また、回し忘れを防ぐにはどうすればよいのでしょうか？
今回は、班長さんにとって役立つ、回覧板を効率よく管理するためのコツをお伝えします。
回覧板を迅速に回すコツ：文章の工夫がカギ！
回覧板をスピーディに回すための秘訣は、書かれる文章の工夫にあります。
ここにいくつかのアイデアを示します。
「〇月〇日開始」という開始日を明確に記載
これにより、「速やかに回す必要がある」という意識が芽生えます。
遅れていることに気付いた時、「遅れている！」と感じることで迅速な行動につながります。
すべての人が直ちに反応するわけではありませんが、多くの場合、「遅れて申し訳ありません」と速やかな対応が見られます。
「〇月〇日まで」と締め切りを設定
明確な締め切りを設けることで、期限を守る意識が働きます。
締め切り日までに回覧板が戻らなければ、最後の人から確認を取ることが可能です。
「遅れると連絡がくるかもしれない」との思い込みを利用するわけです。
また、回覧板を回す際に印鑑と日付を記入し、誰が回したかを明記する方法もありますが、こちらには賛否が分かれます。
「監視されている感じがして不快」という声や「日付を偽装する人もいるかもしれない」という懸念があるため、一概にはおすすめしません。
アパートやマンションでの回覧板の回し方のポイント
アパートやマンションでの回覧板の回し順は、事前にきちんと決めておくことが重要です。
例えば、部屋の並び順ではなく、知り合いにだけ回すような行動は避けるべきです。
これは信じがたいことかもしれませんが、実際に起こっています。
こうなると回覧板が滞ったり、回覧板が届かない住民が出ることも。
年度初めに「今年はこの順番で」と明示し、「〇〇号室→〇〇号室」と具体的に順番を決めることが望ましいです。
理想的には、住民番号順に回すのが一般的ですが、ルールが決まっていないと実施が難しい場合もあります。
私の以前の住居では、回覧板を使用せず、各自が掲示板をチェックするシステムでした。
回覧板の回送が困難な場合、回覧板を廃止して掲示板を活用する方法も一考の価値があります。
ただし、回覧板を使用している地域では、伝統や慣習を重んじる傾向があるかもしれませんので、廃止を提案する際は、その理由やメリットをしっかり説明する必要があります。
「これまでのやり方を変えるのは難しい」と反対する人もいるので、注意が必要です。
まとめ
この記事では、回覧板を円滑にかつ迅速に回すためのコツをご紹介しました。
地域コミュニティとの関係を考慮すると、できるだけトラブルなく回覧板を回すことが望ましいですよね！
この記事を参考に、回覧板をうまく回すための方法を試していただければ幸いです。
回覧板が滞ってしまった際には、犯人捜しに走ると地域の人間関係に影響を与えかねませんので、問題の回覧板はあきらめ、新しい回覧板に対して改善策を適用していくことをおすすめします。
地域の和を保ちながら、より効率的な回覧板の運用を目指しましょう。
